Administración y organización de Oficina IV Unidad

Los Tipo de Control

Preventivo: se efectúa antes de realizar las actividades, este tipo de control es el más aconsejable de usar, la mejor medida de control es la prevención.

Concurrente: este tipo de control se realiza al mismo tiempo en que se realizan las actividades.

Posterior: se evalúan los resultados una vez las actividades hallan finalizado, se comparan los resultados obtenidos con los resultados planeados.

Sistema de Control

Los requerimientos necesarios para hacer un sistema de control son: 

-Tener objetivos y estándares

-El personal debe aplicar los controles

-Hacer evaluaciones de los controles

-Simplificar y perfeccionar 

Los Sistemas de Información

Los Sistemas de Información Administrativa (MIS) ofrecen una variedad de informes y presentaciones a nivel gerencial. Estos sistemas adquieren de las Bases de datos (BDD) la información de operaciones internas.

Los sistemas de Información están conformados por todas las áreas de trabajo, las cuales son:

Reportes e Informes

Al Realizar reportes o informes es necesario tomar en cuentas los siguientes lineamientos:

-Cada reporte debe tratar de un solo tema para evitar las confusiones.

-Únicamente debe de tratar temas críticos.

-Es necesario que sean breves con los temas que toque.

-Se debe establecer una estructura para realizar los informes, esta estructura no deberá ser cambiada con frecuencia, pero de ser necesario puede ser ajustada.

-Hacer Revisiones Periódicas para determinar si la información es adecuada.

Formatos 

La transferencia de datos de información relativa es muy importante para desarrollar las actividades de cada departamento. existen una gran variedad de formas en la que una empresa utiliza como las tarjetas de control de asistencia o una póliza de contabilidad. Todo con el fin de facilitar la transmisión de información.

Indicadores

Financieros

Como su nombre lo indica, se aplican en el área de finanzas. Entre estos destacan las razones Financieras.

De productividad  

Expresan la relación entre los insumos y los productos, se aplican a todas las funciones de la empresa.

La empresa y su Importancia

Actualmente las empresas tienen mucha importancia para las sociedades en las que se establecen, a continuación algunos de las razones por las que las empresas son importantes: 

-Las empresas son consideradas como uno de los pilares de la actividad económica de un país.

-Son capaces de dirigir los procesos de producción de algún servicio o producto.

-Pueden satisfacer las necesidades de la sociedad.

-Añaden valor a los bienes al transformar las materias primas en productos.

-Crean empleos y generan riqueza para las familias de los empleados.

-Ayuda el desarrollo e innovación de la sociedad.

Maquiladoras en Guatemala

La importancia de las maquilas en Guatemala durante los últimos años es que han generado un gran impacto económico, generando empleos principalmente (debido a que no se necesitan muchos requerimientos para poder obtener un puesto de trabajo, basta con tener estudios has la primaria, un año de experiencia y tener entre 20 y 35 años).

Las maquilas están bastante relacionadas a la industria textil, la cual exporta sus productos principalmente a Estados Unidos, México y Centroamérica.

Empresas Robotizadas

Las empresas que tiene una mayor industrialización son las que generan más ingresos, aprovechan mejor sus recursos, pagan mejor a sus empleados etc. A continuación 3 de las mejores empresas robotizadas:

• Eurobots: Es una empresa española especializada en la creación de robots industriales.

• Grey Orange: Diseña y fabrica sistemas robóticos avanzados para la logística y la gestión de la cadena de suministro, incluidos los centros de automatización y rellenado de almacenes.

• Epson Robots: Es el rey del mercado de robótica industrial con sus productos y soluciones líderes en automatización de fábrica.

Clasificación de las Empresas

Las empresas pueden clasificarse de muchas maneras distintas, existen varios criterios para clasificar a las empresas:

-Tamaño

-Finalidad

-Actividad económica

-Filosofía y valores

-Tecnología

-Régimen jurídico

Tamaño

Clasificar a las empresas por su tamaño es una de las formas de calificación más comunes, pueden ser micro-empresas, pequeñas, medianas y grandes, los criterios para clasificar las son los siguientes:

Económico: clasifica a las empresas según sus ingresos.

Técnico: es el nivel tecnológico, esto es la innovación en capital.

Patrimonial: se basa en el patrimonio que posee la empresa.

Organizativo: este criterio se basa en el numero de trabajadores que la empresa posee.

Finalidad 

La finalidad de las empresas se puede dividir de dos formas:

Lucrativas: su principal objetivo es el de obtener beneficios. La mayoría de las empresas pertenecen a esta clasificación.

No Lucrativas: las empresas que entran en esta clasificación, son las que no buscan obtener beneficios, como las empresas que buscan ayudar al desarrollo o la cultura.

Actividades Económicas

Existen 3 criterios por los cuales se le pueden clasificar a las empresas por sus actividades económicas.

Estas son:

Empresa de servicios: son las empresas que ofrecen un servicio especializado en un sector especifico.

Empresas manufactureras o de transformación: como su nombre lo dice son las empresas que se encargan de comprar las materias primas y transformar las.

Empresas comerciales: son las empresas que se encargan de vender los productos a los clientes, se dividen en las empresas minoristas (hacen actividades comerciales a pequeña escala), y las empresas de comerciales mayoristas que compran productos en grandes cantidades y luego se la venden a los minoristas.

Filosofía y Valores

Mecanicista: estas empresas tienen una jerarquía rígida, los mandos superiores son los que generalmente toman las decisiones.

Orgánicas: los cargos están definidos por la interacción de los individuos, los niveles inferiores pueden tomar decisiones.

Tradicionales: Se define como aquella organización cuyo capital accionario pertenece, en su mayoría, a una familia.

Filantrópica y social: estas empresas son las que se dedican al animo de lucro.

Tecnología

Empresa fuerte: son las empresas lideres en la innovación, tiene un potencial humano creativo y fuerte, generalmente las empresas competidoras la imitan.

Empresa mediana: por lo general estas empresas son capaces de mantener una competitividad tecnológica, se especializan en un sector especifico.

Empresa débil: son las empresas que no logran tener una competitividad tecnológica y siempre están detrás de sus competidores.

Régimen Jurídico

Empresario individual: esta formada por una persona física.

Sociedad limitada: Es una sociedad de naturaleza mercantil, con un capital determinado, integrado por las participaciones sociales de los socios, con la gran ventaja de que éstos no responderán personalmente de las deudas sociales.

Sociedad anónima: Es una sociedad mercantil de tipo capitalista en la que el capital social está dividido en acciones que pueden ser transmitidas libremente una vez que la Sociedad esté inscrita en el Registro Mercantil.

Sociedad colectiva: Está dentro de las sociedades mercantiles y tiene un carácter personalista. Funciona bajo un nombre colectivo o razón social, participando todos los socios en un plano de igualdad.

Sociedad comanditada: Es una sociedad de carácter mercantil caracterizada por la existencia de dos tipos de socios: los socios colectivos y los socios comanditarios.

Sociedad cooperativa: Es una sociedad constituida por personas que se asocian con el fin de realizar actividades empresariales con estructura y funcionamiento democrático.

Recursos de la Empresa

Financieros: Son los recursos monetarios propios o ajenos que poseen algún valor monetario, como: dinero efectivo, aportaciones de los socios, utilidades. Estos recursos ayudan a desarrollar las actividades de la empresa.

Materiales: Son los recursos tangibles, como las instalaciones de la empresa, equipo de trabajo, vehículos, materias primas etc.

Tecnológicos: Son los instrumentos auxiliares que ayudan a la coordinación de otros recursos, estos pueden ser: sistemas de producción, formulas, patentes, adquisición de tecnologías, desarrollo de tecnologías propias.

Administrativos: Estos recursos están constituidos por el proceso administrativo, metas planadas, los recursos deben estar organizados en sub-sistemas para lograr los objetivos de la empresa.

Ética empresarial y la Importancia de los Valores

La ética de una empresa consiste en la disciplina, filosofía, y moral que la empresa necesita para que el comportamiento de sus empleados sea satisfactorios.

Importancia: La ética en un empresario será importante para saber si este podrá triunfar, ya que estos impiden la justificación del uso de cualquier método.

Valores en la Empresa: Algunos de los valores o virtudes que una empresa necesita para su correcto funcionamiento son: el respeto, la autocracia, la disciplina, la constancia, la integridad, la responsabilidad social.