Administración y organización de Oficina III Unidad
Administración y organización de Oficina III Unidad
Control en la Administración
El control es la fase del proceso administrativo, esta fase se
encarga de la comparación de los resultados obtenidos en
durante la ejecución de los planes de la empresa, se evalúan
tanto los objetivos que fueron alcanzados, superaron las
expectativas, que perdidas tuvieron.
Importancia del Control
Es importante (al igual que las demás fases del proceso
administrativo). De no ser por este proceso no se podría llegar a hacer una
correcta evaluación de los resultados que se hayan obtenido,
simplemente es una fase que no se debe de omitir en el proceso administrativo en ninguna
circunstancia.
Ademas que imparte efectividad a los esfuerzos humanos. Ayuda a obtener mejor personal, equipo, materiales, dinero y relaciones humanas. Se mantiene al frente de las condiciones cambiantes y proporciona previsión y creatividad. El mejoramiento es su consigna constante.
Métodos de control
Control Selectivo: en este método consiste en que existen distintos factores pueden motivar un fenómeno, el cual puede afectar de manera leve o significativa los resultados.
Control de Excepción: este método consiste en centrar la atención en las desviaciones que se produzcan, esto hace que se pierda menos tiempo examinado todo.
Control por área de responsabilidad: en esta técnica consiste en el principio del mando, la media que se pone a disposición para ejecutar tal autoridad y la responsabilidad que se exige a cambio por tal ejercicio.
Etapas del Control
Establecer estándares: en esta fase se establecen los parámetros que se utilizaran en la evaluación, los principales parámetros son:
calidad, cantidad, tiempo, y costos.
• Evaluación del desempeño: es la medición de los procesos que se llevaron a cabo.
• Comparación del desempeño: se evalúan el desempeño de los empleados mediante los parámetros establecidos.
• Acción correctiva: en esta etapa se hace un informe de los resultados obtenidos durante el proceso.
Principios del control
Aseguramiento del objetivo: El objetivo básico del control administrativo es el logro de
los objetivos. Esto se hace al detectar fallas en los planes.
Eficiencia de los Controles: Un sistema de control administrativo debe detectar y
resaltar las causas de las desviaciones de los planes con los
mínimos costos posibles.
Responsabilidad del control: La responsabilidad principal del ejercicio del control recae
en el gerente encargado de la ejecución de los planes. Su
responsabilidad no se puede derogar ni anular sin cambiar
la estructura de la organización.
Prevención: El control, al igual que la planificación, debe mirar hacia
adelante y ser preventivo. A menudo este principio ha sido
desatendido, en gran parte porque el control ha
dependido más de los datos estadísticos y contables.
Reflejo de los planes: Controlar es la tarea de asegurarse que los planes se lleven
a cabo de manera efectiva. Por lo tanto, las técnicas de
control deben reflejar la naturaleza específica y la
estructura de los planes.
La pirámide: Los datos de retro-alimentación deben comunicarse
primero al pie de la pirámide; es decir, a los
supervisores e incluso al personal operativo que se
encuentra en los niveles más bajos.
Idoneidad Organizacional: Un sistema de control administrativo se ajusta al
área de autoridad administrativa y debe reflejar la
estructura de la organización.
Individualidad de los controles: Los controles se hacen efectivos cuando son
consistentes con el puesto, la responsabilidad
operativa, la competencia y las necesidades del
individuo interesado.
Control de los puntos críticos: Todas las operaciones tienen ciertos puntos
vulnerables o críticos. Son estos los que causan la
mayoría de los problemas y dan lugar a grandes
desviaciones.
Acción: El control resulta ser una pérdida de tiempo si no se
toman medidas correctivas. Entre las acciones
correctivas puede estar el replanteo de los planes,
una reorganización, el reemplazo o capacitación de
un subordinado, motivación del personal, etc.
Motivación laboral
La motivación laboral es un factor que debe formar parte del día a día entre los empleados. A la hora de llevar a cabo un trabajo supone un cambio cualitativo, pero también una forma de mantener un ambiente agradable y pro-activo.
Esta motivación en el trabajo es clave para aumentar la productividad empresarial y el trabajo del equipo en las diferentes actividades que realizan, además de que cada integrante se sienta realizado en su puesto de trabajo y se identifique con los valores de la empresa. Es la mejor forma para que los trabajadores se consideren parte importante de la empresa y den el máximo por ella.
Pirámide de Maslow
La Pirámide de Maslow, o jerarquía de las necesidades humanas, es una teoría psicológica propuesta por Abraham Maslow en su obra: Una teoría sobre la motivación humana de 1943, que posteriormente amplió. Maslow formula en su teoría una jerarquía de necesidades humanas y defiende que conforme se satisfacen las necesidades más básicas (parte inferior de la pirámide), los seres humanos desarrollan necesidades y deseos más elevados (parte superior de la pirámide).
• Auto-realización: moralidad, creatividad, espontaneidad,
falta de prejuicios, aceptación de hechos, resolución de
problemas.
• Reconocimiento: auto-reconocimiento, confianza, respeto,
éxito.
• Afiliación: amistad, afecto, intimidad sexual.
• Seguridad: seguridad física, de empleo, de recursos, moral,
familiar, de salud, de propiedad privada.
• Fisiología: respiración, alimentación, descanso, sexo,
hemostasis.
Pasos para tomar decisiones
Abortar bien el problema: Para tomar la decisión correcta ante la situación
que se nos presente es necesario que seamos
capaces de identificar cual es el problema.
Clarificar los Objetivos: Es menester tener los objetivos claros para evitar
tomar decisiones que puedan perder el rumbo de
lo que queremos lograr.
Desarrolla Líneas Alternas: En este paso se pone en práctica a la creatividad, no
debemos aferrarnos a algún plan específico, o al menos
tener en cuenta los obstáculos que pueden modificar
nuestro proyecto.
Consecuencias de la toma de Decisiones: Es muy importante tener en cuenta que las decisiones podrían
no salir como se esperaban, hay que estar consientes de las
posibles consecuencias de una equivocación
Dimensiona con Exactitud las Decisiones: Debemos tener una idea clara de cuando tomar nuestras
decisiones, y cuales debemos tomar y cuáles no.
Ser cuidadoso en momentos de Incertidumbre: Si en determinada circunstancia se presentan dificultades de
distintas tipos es necesario mantener la calma y ser cautelosos
para evitar todo tipo de errores.
Cuida la Aversión al Riesgo: En caso de estar pasando un mal momento es importante
mantener la calma, y no hay que tomar decisiones arriesgadas si
no es necesario.
Comunicación
La comunicación es un medio de conexión o de unión que tenemos las personas para transmitir
o intercambiar mensajes. Es decir, que cada vez que nos comunicamos con nuestros familiares, amigos, compañeros de trabajo, socios, clientes, etc., lo que hacemos es establecer una conexión con ellos con el fin de dar, recibir o intercambiar ideas, información o
algún significado.
Elementos de la Comunicación
Los elementos de la comunicación son todos los factores que intervienen en el proceso de envío y recepción de un mensaje. Cada elemento aporta un valor que, dependiendo de la circunstancia, ayuda a mejorar o a distorsionar la comunicación.
Importancia de la Comunicación
La comunicación es un factor muy importante dentro de la vida de un ser humano, si los humanos no tuviéramos la comunicación no podríamos transmitir ideas complejas, solamente podríamos transmitir sentimientos básicos por medio de la expresión corporal, o por medio de señas básicas, y esto representaría un problema muy grande para las personas actualmente, constante mente necesitamos transmitir ideas y pensamientos más complicados que simplemente dar a entender una emoción básica.
Ruido y Barrera
Ruido
Se le considera ruido a cualquier factor que intervenga en el proceso de la comunicación. Se le considera interno cuando el receptor no está prestando atención, y interno cuando el mensaje esta distorsionado por distintos ruidos del ambiente.
Barrera
Las barreras son factores de distintas naturalezas que interfieren en el mensaje, los tipos de barreras se dividen de la siguiente manera:
• Barrera semántica: esta barrera se refiere a cuando el significado o la interpretación de las palabras no es muy claro.
• Barrera fisiológica: impiden que el mensaje sea recibido con claridad.
• Barrera psicológica: estas barreras pueden ser ocasionadas por los distintos estados emocionales del emisor o del receptor.
• Barrera física: son las circunstancias que se presentan en el medio ambiente, por ejemplo: la iluminación, distancia, fallas, etc.
• Barrera Administrativa: sus principales causas son la mala planificación, la diferencia de canales, distorsión semántica, deficiencia de los medios.
Comunicación Intrapersonal e Interpersonal
Comunicación Intrapersonal
Comunicación Interpersonal
Involucra todas las diferentes formas en que las personas comunican sus pensamientos, ideas, sentimientos y deseos a otra persona o a un grupo de gente. La comunicación interpersonal es el medio para mandar mensajes a otros con gestos, palabras, posturas y expresiones faciales.
Comparación
¿Qué es un Líder?
Un líder es una persona que cumple la función de dirigir a un grupo hacia determinado objetivo, para esto necesita de ciertas habilidades como el liderazgo, además de tener buenas habilidades de comunicación, motivación y persuasión para lograr que el grupo de personas que este dirigiendo no se desvié de sus objetivos.
Un líder se diferencia de un jefe y un líder es que un jefe hace uso de su autoridad para mandar sobre los demás, a diferencia de un líder que dirige y motiva a su grupo sin imponer sus propias ideas.
Liderazgo
Es el conjunto de habilidades gerenciales o directivas que un individuo tiene para influir en la forma de ser o actuar de las personas o en un grupo de trabajo determinado, haciendo que este equipo trabaje con entusiasmo hacia el logro de sus metas y objetivos. Algunas de sus características son:
Visionarios: Un buen líder es capaz de
tener una buena imagen de
hacia dónde van con su
grupo, son soñadores y se
atreven a intentar cosas
nuevas.
Responsabilidad: Los líderes deben de adquirir
responsabilidades sobre su
grupo y las decisiones que
deberá de tomar, estas
actitudes generan confianza
entre los miembros del grupo.
Establecer metas y objetivos: Sin una meta clara ningún
esfuerzo será suficiente, el
líder deberá poner objetivos
acorde a las capacidades de
su grupo.
Compromiso: El líder defiende con
determinación sus convicciones,
necesita hacer que la gente de
comprometa con el proyecto.
Carisma: Es una habilidad imprescindible
a la hora de seducir a las masas,
sin este factor será imposible
atraer a la gente que nos es
necesaria, lo más importante
para obtener carisma es
interesarse en la gente.
Ser buen comunicador: Es importante tener una buena
comunicación para poder
transmitir la visión que el líder
posea, ser claros y concretos es
la mejor manera de transmitir el
mensaje.
Perder el miedo: No hay que temerle al fracaso, si se
cometen errores durante el proceso
será importante aprender lo más posible de ellos.
Habilidades sociales: Entre las características de un buen
líder está el ser optimista, los
grandes emprendedores cuentan con
habilidades sociales muy
desarrolladas.
Entusiasmo: Esta es una característica que refleja
el empuje y las ganas que un líder
tiene en sus objetivos, es importante
transmitir este sentimiento a los
demás miembros del grupo.
Tolerar los errores: Los buenos líderes son capaces de
tolerar los errores que su equipo
llegue a cometer, debe saber cómo
afrontarlos y encontrar las soluciones
más óptimas.
El Control Empresarial Según Distintos Autores
Henry Fayol: El control consiste en verificar si todo ocurre de
conformidad con el PANM adoptado, con las
instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de
rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.
Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relación
con los planes, diagnosticando la razón de las
desviaciones y tomando las medidas correctivas
necesarias.
Buró K. Appleby: El control tiene como objetivo cerciorarse de que los
hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.
Harold Koontz y Ciril O´Donell: Implica la medición de lo logrado en relación con lo
estándar y la corrección de las desviaciones, para
asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el
plan.
Chiavenato: El control es una función administrativa: es la fase del
proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y
toma la acción correctiva cuando se necesita. De este
modo, el control es un proceso esencialmente regulador.
Autoridad y el Mando dentro de la Administración
Autoridad
En este sentido, la autoridad se asocia al poder del Estado que, como tal, se rige por una serie de leyes y normas según las cuales está dotado de poder para ejercer la autoridad sobre los ciudadanos que formen parte de él.
Mando
El mando es un atributo del poder, que implica la capacidad de imponer sus decisiones a quien ejerce el mando sobre quien debe obedecer.
Comparación
Tipos de Autoridad
Autoridad Formal: Es la autoridad que se recibe de un mando superior a un subordinado dándole facultades para ejercer órdenes sobre otros subordinados.
Autoridad Lineal: Este tipo de autoridad se da de manera directamente de escalón en escalón en la jerarquía.
Autoridad Funcional: Esta autoridad se establece desacuerdo a la función que se desee desempeñar.
Autoridad Operativa: Este tipo de autoridad se ejerce de manera determinada dependiendo de la situación y de las capacidades del empleado.
Autoridad Técnica: Este tipo de autoridad se le otorga a los individuos de acuerdo a su capacidad o experiencia.
Autoridad Personal: Dependiendo de las capacidades de un individuo, obtienen algún acenso sobre otras personas.
Pasos para dar Ordenes Efectivas
Buena comunicación: Cuando se dan ordenes es necesario asegurarse de que los empleados comprendan correctamente, además de permitir que los empleados puedan sus opiniones e ideas.
Confianza: permitir que los empleados puedan delegar ayuda a reforzar la confianza entre los empleados.
Ser ecuánime y no favoritismos: conocer y relacionarse de una manera ligeramente cercana con los empleados ayuda a mejorar el ambiente laboral, pero sin tener favoritismos.
No ser intimidante: hay que evitar ser demasiado autoritario al dar las órdenes, mantener una actitud amigable siempre es mejor.
Ordenes por escrito: es bueno dar órdenes de maneara oral pero hay que tratar de transmitir correctamente las ordenes de manera escrita.
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